Phần mềm du lịch chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ

Phần mềm du lịch

Công nghệ phát triển nhanh chóng đã ảnh hưởng đến nhiều ngành khác và du lịch đang hưởng lợi rất lớn từ sự phát triển vượt bậc này. Ngành công nghiệp du lịch vẫn luôn gặp nhiều khó khăn trong việc truyền tải và quản lý thông tin từ nhiều phía như OTA, khách hàng, nhân viên… Sử dụng phần mềm du lịch là giải pháp giúp doanh nghiệp giải quyết được rất nhiều vấn đề cùng lúc, quy trình làm việc được đơn giản hóa rất nhiều sau khi ứng dụng phần mềm nên chi phí vận hành và thời gian làm việc sẽ được hạn chế tối đa.

Ngoài ra việc quản lý thông tin của hệ thống tốt cho phép doanh nghiệp có thể đưa ra những tour với mức giá rẻ hơn rất nhiều cho khách hàng nhằm tăng cao doanh thu và nhận được thiện cảm phía khách hàng.

I. Vai trò của Phần mềm du lịch

Vai trò của phần mềm du lịch
Vai trò của phần mềm du lịch

Hầu hết các phần mềm quản lý du lịch được sử dụng trong các dịch vụ booking, quản lý doanh thu cũng như các báo cáo của doanh nghiệp một cách cụ thể như sau:

  • Quản lý hệ thống booking: Mỗi một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch thì lượng booking là một trong những nhân tố vô cùng quan trọng. Booking trong du lịch bao gồm từ: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, thông tin khách sạn… Kiểm soát tốt toàn bộ quá trình booking sẽ giúp giảm tải rất nhiều khối lượng công việc và vấn đề rắc rối trong tương lai.
  • Góp phần tăng doanh số: Doanh số là đích đến của mọi doanh nghiệp, quản lý và nắm chắc tài chính và hướng lưu thông dòng tiền cho phép doanh nghiệp đưa ra những quyết định chi tiêu chắc chắn hơn và hiệu quả hơn rất nhiều.
  • Quản lý dịch vụ du lịch: Cung cấp nhiều dịch vụ du lịch khác nhau là đặc trưng của ngành công nghiệp không khói này. Nhưng quá nhiều dịch vụ từ nhiều đối tác khác nhau sẽ đem đến nhiều vấn đề chồng chéo nhau như các địa điểm ăn uống, điểm tham quan du lịch nổi tiếng… nếu có rắc rối, nhầm lẫn xảy ra doanh nghiệp sẽ không thể xử lý nhanh chóng được. Sắp xếp và tổ chức dữ liệu hợp lý sẽ giúp bạn xem xét tổng thể mọi việc rõ ràng hơn.
  • Báo cáo hoạt động: Tổng hợp và báo cáo cực kì quan trọng với doanh nghiệp du lịch vì những dịch vụ du lịch luôn có những sự thay đổi bất ngờ theo từng giờ từng ngày như giá vé, lượng phòng, vé xe… Phần mềm quản lý du lịch sẽ đơn giản hóa quá trình báo cáo và nhập liệu vì mọi thứ đã được liên kết với nhau và nhiệm vụ của người quản lý chỉ còn là kiểm tra lại.

II. Các tính năng của Quản lý Phần mềm Du lịch

Phần mềm có thể hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau cả offline và online. Tối ưu hóa hệ thống quản lý bằng phần mềm sẽ giúp cho công việc kinh doanh của bạn phát triển hơn, vận hành ổn định và đạt năng suất làm việc tốt hơn. Với các tính năng được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch bạn có thể theo dõi và quản lý mọi thứ chi tiết nhất có thể:

1. Quản lý các sản phẩm dịch vụ du lịch

Quản lý các sản phẩm dịch vụ du lịch
Quản lý các sản phẩm dịch vụ du lịch

Các sản phẩm dịch vụ du lịch đều cần phải quản lý chặt chẽ và cập nhật liên tục theo từng … giờ! Vì quản lý một sản phẩm tour du lịch bạn sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả. Đối với một thị trường cạnh tranh khá gay gắt như du lịch hiện nay thì một tour du lịch phải được thiết kế thật đặc biệt và tối ưu nhất có thể không chỉ về mặt thời gian (thưởng thức các địa điểm ăn uống hot, có nhiều thời gian cho các điểm tham quan…) mà còn về mặt tài chính (deal vé máy bay giá rẻ, deal phòng khách sạn…)

Nên nếu một mắt xích trong chuỗi bị hỏng: quán ăn hết bàn, thiếu phòng, điểm tham quan nghỉ ,vé mắc hơn… sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp.

Một sản phẩm tour du lịch được thiết kế chi tiết bao gồm rất nhiều thông tin và ghi chú liên quan cần thiết phải lưu trữ và nhập liệu liên tục để sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như online marketing, báo cáo,…

Tuy nhiên để tối ưu hóa phương thức quản lý bằng phần mềm du lịch được hiệu quả tốt hơn thì cần thay đổi cách thức nhập dữ liệu, thay vì nhập theo phương pháp thủ công thì chuyển sang bằng nhập trên phần mềm quản lý để tránh không bị thiếu thông tin sản phẩm, mọi sản phẩm được bảo mật tuyệt đối và dễ dàng cập nhật liên tục.

2. Quản lý con người, đội ngũ hiệu quả hơn

Quản lý và kiểm soát hoạt động của nhân viên hiệu quả hơn
Quản lý và kiểm soát hoạt động của nhân viên hiệu quả hơn

Muốn quản lý thông tin, dữ liệu khách hàng chu đáo , tốt hơn thì trước hết phải quản lý nhân viên và công việc của nhân viên. Với phần mềm du lịch thì sẽ giúp bạn ghi lại toàn bộ lịch sử làm việc của từng bộ phận, từng nhân viên. Từ đó quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát mọi công việc, số lượng khách mà mỗi một nhân viên đang phụ trách, tốc độ hiệu quả làm việc, lịch hẹn với khách hàng.

Hơn nữa, việc sử dụng phần mềm du lịch sẽ thuận tiện hơn trong việc giao việc từ xa ngay cả khi bạn không có mặt tại đó, chỉ cần nhập công việc và phân công công việc trên app là nhân viên có thể nắm bắt được.

Tối ưu hóa chi phí quản lý bằng phần mềm du lịch không chỉ quản lý quản lý công việc của nhân viên mà ngay cả nhân viên cũng tự quản lý công việc của mình được, theo dõi công việc và giao dịch giữa nhân viên với khách hàng nhanh chóng.

Ngoài ra, mọi lịch sử giao dịch đều được phần mềm lưu lại trên hệ thống, quản lý kiểm soát dễ dàng và có biện pháp xử lý kịp thời.

3. Quản lý & Chăm sóc khách hàng trên đa kênh

Phản hồi và tương tác với khách hàng nhanh chóng
Phản hồi và tương tác với khách hàng nhanh chóng

Quản lý khách hàng toàn diện

Quản lý khách hàng toàn diện là như thế nào? Để hỗ trợ tốt cho khách hàng thì nhân viên phải có khả năng truy vấn được đầy đủ thông tin khách hàng một cách nhanh chóng khi cần thiết. Các dịch vụ cá nhân hóa đang là xu hướng hiện nay, nếu bạn có thể cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tốt và đem lại niềm tin cho khách qua cách xử lý những vấn đề họ gặp phải một cách chuyên nghiệp thì chúc mừng bạn đã tìm được cho mình một khách hàng có thiện cảm tốt và trung thành với thương hiệu của mình. Phần mềm quản lý dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và truy cập vào các dữ liệu cần thiết nhanh chóng.

Tổng đài chăm sóc khách hàng

Nhằm tạo sự tương tác giữa doanh nghiệp với khách hàng, tổng đài chăm sóc khách hàng là trung tâm tiếp nhận thông tin, tiếp thị khách hàng tiềm năng, lên lịch hẹn và hỗ trợ giao dịch. Telemarketing là một trong những kênh quảng bá lâu đời của ngành du lịch và nó vẫn có những hiệu quả nhất định khi được tiến hành đúng cách.

Sử dụng tổng đài chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ ngay thông tin khách hàng khi đang nói chuyện điện thoại với khách hàng, lưu lịch sử giao dịch, tạo đơn hàng nhanh khi có khách gọi tới đặt dịch vụ. Mở rộng sang mô hình Telesale, doanh nghiệp sẽ mở ra thêm một thị trường tiếp thị rộng lớn khác.

Tích hợp phần mềm chat online:

Sử dụng tính năng này sẽ giúp cho bạn tương tác với khách hàng hiệu quả hơn, tư vấn cũng như giải đáp các thắc mắc khi khách hàng có nhu cầu. Phần mềm chát online rất tiện lợi, bạn có thể trao đổi với khách hàng bất kỳ nơi nào chỉ cần có internet là được.

Bởi sự tiện ích đó mà hiện nay có rất nhiều các đơn vị đều sử dụng phần mềm chát online vào trong phần mềm du lịch để tăng lượng khách hàng, tư vấn và tương tác được nhiều khách hàng.

Chăm sóc khách hàng trên đa kênh

Đối với lĩnh vực du lịch thì sẽ sử dụng rất nhiều các kênh khác nhau chằng hạn như Facebook, Zalo, Email, Website, Hotline. Theo cách chăm sóc khách hàng theo kiểu truyền thống như trước kia thì đôi khi phải mở nhiều phần mềm khác nhau cùng một lúc nhưng khi sử dụng phần mềm du lịch thì điều đó hoàn toàn được thay đổi.

Phần mềm du lịch sẽ xử lý, đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trên hệ thống chung và lưu lại các thông tin, giao dịch, lịch sử giao dịch với khách hàng. Nhóm tất cả kênh Social Media lại trên một giao diện giúp bạn dễ kiểm soát và quản lý thông tin của khách hàng hơn.

4. Tạo báo giá và hợp đồng

Tạo báo cáo và hợp đồng
Tạo báo cáo và hợp đồng

Khi đã có thông tin đặt hàng thì phần mềm sẽ tự động báo giá và tạo hợp đồng. Bạn có để ý rằng đối với sale thì thường mất từ 15-30 phút để tạo được 1 hợp đồng rất mất thời gian nhưng khi bạn sử dụng phần mềm du lịch sẽ thuận tiện hơn nhiều. Bạn chỉ cần kích chuột 1 lần sẽ in ra hợp đồng ngay, rất nhanh chóng. Như vậy vừa rút ngắn được thời gian, vừa đảm bảo độ chính xác cao.

Quản lý hợp đồng tour

Khi sử dụng tính năng quản lý hợp đồng tour thì tính năng này còn có thể giúp cho bạn quản lý được chi tiết các thông tin của hợp đồng cũng như thu – chi căn cứ theo từng hợp đồng một. Ngoài ra, tính năng này còn giúp bạn quản lý công nợ từ hợp đồng khách hàng, nhà cung cấp và báo cáo tổng hợp tự động.

Quản lý tài liệu khách hàng (hồ sơ Visa, passport của khách hàng…)

Quản lý tài liệu khách hàng cho phép quản lý hồ sơ Visa của khách hàng bằng cách liên kết hồ sơ visa khách hàng ở trong danh sách tour. Từ đó cập nhật tình trạng hồ sơ của visa, deadline hồ sơ, thời gian dự kiến khi visa có theo từng đoàn với trạng thái đã nhận hộp sơ, chưa nộp hồ sơ, đang xét duyệt, đậu, rớt hay xin nộp lại hồ sơ.

5. Quản lý tài chính

Công cụ tạo báo cáo tài chính chuẩn xác và nhanh chóng
Công cụ tạo báo cáo tài chính chuẩn xác và nhanh chóng

Quản lý tài chính trên phần mềm du lịch bao gồm quản lý tình hình thu – chi bằng tiền mặt hay chuyển khoản, báo cáo tiền mặt trong 1 ngày. Không những vậy còn phải phân loại các khoản thu – chi tách biệt và tổng thu và chi hết bao nhiêu có vượt quá mức từ đó cân đối lại.

Quản lý tài liệu, biểu mẫu rộng

Tính năng này cho phép các quản lý, tổ chức tài liệu nhanh chóng hơn, thông minh hơn và quan trọng nhất là phải được bảo mật tuyệt đối.

Quản lý tài liệu, biểu mẫu rộng còn giúp cho việc lưu trữ, chia sẻ các chương trình tour dễ dàng, nhanh chóng hơn ở ngay trên phần mềm. Hạn chế tối đa thiếu sót trong mọi hoạt động trong suốt quá trình triển khai từ đó đó đạt hiệu quả, độ chính xác tuyệt đối.

Quyết toán tour

Quyết toán tour thực hiện những công việc quản lý và theo dõi tình hình , tính toán lỗ/lãi và công nợ từ phía khách hàng, các đơn vị đối tác hay nhà cung cấp các dịch vụ tour du lịch.

Công việc quyết toán tour thanh toán/ chi trả đều được lưu trữ và quản lý tương ứng với từng đợt chi trả. Với hệ thống hỗ trợ quyết toán tour trong phần mềm du lịch nhằm hỗ trợ cho người quản lý thu hồi nợ nhanh hơn,lên kế hoạch thu hồi sớm nhất có thể.

  • Thanh toán: tương ứng với từng tour, từng đợt. Quản lý tình trạng thanh toán, cập nhật các đợt đã thanh toán cụ thể, chi tiết nhất.
  • Công nợ từ khách: Quản lý công nợ từ khách hàng với các khoản nợ mà khách phải trả khi đến hạn trả.
  • Công nợ từ nhà cung cấp: Quản lý công nợ thì cần thanh toán cho nhà cung cấp, trả các khoản khi đến hạn cho nhà cung cấp.
  • Công nợ đối với đối tác: Quản lý công nợ đối với đối tác và những khoản nợ đến hạn đối tác cần phải trả.
  • Tạm ứng chi phí khi đi tour: Khi tạm ứng sẽ có phiếu tạm ứng tiền mặt cho hướng dẫn viên đi tour du lịch.

6. Tương thích công cụ marketing

Tương thích với các nền tảng mạng xã hội
Tương thích với các nền tảng mạng xã hội

Công cụ marketing sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tốt hơn, từ đó có cơ sở, nền tảng để chạy các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội. Sử dụng phần mềm du lịch thì khi tương thích với công cụ marketing thì hệ thống sẽ tự động cung cấp thêm chức năng riêng dành cho marketing và cho phép truy vấn kho dữ liệu từ đó góp phần vào khâu marketing, chăm sóc khách hàng.

Những tính năng chính của công cụ Marketing:

– Chức năng quản lý marketing: Chức năng này sẽ nhận mọi thông tin từ khách hàng qua các công cụ như Email, Fax, Smartphone,..

– Tích hợp các công cụ hỗ trợ tiến hành các chiến dịch quảng cáo trên Facebook,Google Ads,…

– Tổ chức các chương trình khuyến mãi: Quản lý, tính toán, đưa ra những thông số dự đoán về số tiền phải chi, doanh thu, lợi nhuận giúp doanh nghiệp có thể chọn được chương trình khuyến mãi tối ưu nhất.

Dữ liệu khách hàng

Dữ liệu khách hàng gồm các thông tin của khách hàng đang sử dụng dịch vụ, khách hàng đang quan tâm đến dịch vụ từ khi tương tác với các chiến dịch Marketing. Các thông tin cần có bao gồm thông tin liên lạc, nhân khẩu học, các thông tin lịch sử khi họ tiếp cận với dịch vụ, mọi giao dịch đã được giao dịch trước đó.

Tùy vào từng ngành nghề mà sẽ cập nhật dữ liệu khách hàng chính xác, bảo đảm hơn làm sao để nắm bắt được nhu cầu của khách, nghiên cứu phân tích nhu cầu để có chiến lược phù hợp nhất.

Tăng tỷ lệ chuyển đổi/ chốt sale

Tăng tỉ lệ chuyển đổi là mục đích cuối cùng của một chiến dịch marketing, hiểu rõ và nắm được chính xác các thông số giúp người quản lý có thể theo sát mọi thay đổi của chiến dịch từ đó khắc phục nhược điểm và tăng cường hơn những thế mạnh đang có sẵn.

Công thức tính tỷ lệ chuyển đổi/ chốt sale được tính như sau:

CR = Tổng mục tiêu đạt được/ tổng số người dùng

Marketing tự động: SMS Marketing, Email Marketing

Những hình thức marketing tự động vẫn luôn được quan tâm và sử dụng cho đến ngày nay. Cho dù có nhiều phản hồi đánh giá không hài lòng về phương thức quảng cáo này nhưng Marketing tự động vẫn có khả năng đem về những khách hàng tiềm năng thông qua SMS Marketing và Email Marketing. Kho dữ liệu khách hàng mà bạn thu nhập được qua những kênh có tương tác hiệu quả sẽ cho bạn thêm cơ hội tiếp cận khách qua các chiến dịch Marketing tự động

  • SMS marketing

SMS Marketing là hình thức gửi tin nhắn trực tiếp đến số điện thoại của khách hàng nhằm tiếp thị cho khách hàng các chương trình khuyến mãi hoặc quà tặng với mục đích hướng người nhận đến cảm giác tò mò và tìm hiểu thêm về doanh nghiệp hay chương trình khuyến mãi.

Lợi ích mà SMS Marketing mang lại

+ Tăng sự nhận diện thương hiệu đến với khách hàng

+ Tỷ lệ khách hàng mở đọc cao

+ Chi phí bỏ ra thấp

+ Tiếp cận đúng với đối tượng khách hàng

  • Email Marketing

Email Marketing sẽ tự gửi những tin nhắn tiếp thị đến địa chỉ email của khách hàng. Tỉ lệ chuyển đổi của Email Marketing không cao vì nhiều lý do như bị đưa vào mục Spam của Email, khách ít sử dụng email, khách không quan tâm vì biết là mail quảng cáo. Tuy nhiên thấp vẫn còn hơn không trong khi mọi thao tác để tiến hành Email Marketing đều rất đơn giản và được tự động hóa gần như tất cả. Vậy thì tại sao lại không dùng?

+ Truyền tải đầy đủ thông điệp đến người nhận

+ Phát tán nhận diện thương hiệu

+ Chi phí thấp

7. Hỗ trợ toàn diện khi quý khách hàng sử dụng dịch vụ

Hỗ trợ toàn diện cho khách hàng có sử dụng dịch vụ
Hỗ trợ toàn diện cho khách hàng có sử dụng dịch vụ

Tư vấn

Bộ phận phụ trách tư vấn phần mềm sẽ dành ra một buổi để làm, trao đổi trực tiếp với đại diện/ lãnh đạo công ty từ đó khảo sát và nắm bắt được quy trình quản lý, phân tích những khó khăn mà doanh nghiệp thường phải gặp phải. Sau đó đề xuất những giải pháp ứng dụng phần mềm sao cho mang lại được hiệu quả tốt nhất.

Xây dựng

Ngay sau khi tiếp nhận các thông tin/ yêu cầu về hệ thống, tính năng cần thiết trên phần mềm du lịch thì bộ phận kỹ thuật sẽ có trách nhiệm căn cứ vào đó để tối ưu hóa phần mềm dành cho doanh nghiệp.

Hỗ trợ ứng dụng, triển khai

Một khi phần mềm du lịch đã được xây dựng xong thì bộ phận triển khai phần mềm du lịch sẽ training trực tiếp cho các bộ phận khác của khách hàng, và sẽ setup quy trình làm việc trên phần mềm sao cho tối ưu, đạt hiệu quả tốt nhất.

Bảo trì

Khi bạn sử dụng dịch vụ của chúng tôi đều được bảo trì tối đa 01 năm sử dụng dịch vụ. Trong quá trình bảo trì, đơn vị chúng tôi sẽ có trách nhiệm xử lý các lỗi phát sinh trong suốt quá trình sử dụng, nâng cấp các tính năng mới, giao diện mới miễn phí trên phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến các cấu trúc, dữ liệu cũng như các hoạt động đang diễn ra.

Phát triển phần mềm du lịch trong tương lai

Chúng tôi sẽ hỗ trợ cho mọi khách hàng, tích hợp các tính năng mới theo yêu cầu của bạn, đánh giá, đề xuất các phương án hợp lý, chỉnh sửa lại sao cho hoàn chỉnh.

III. Các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Lý do tại sao cần phải chiết tính tour?

Bởi trong mỗi một tour sản phẩm hay booking dịch vụ ( tour du lịch) thì đều tích hợp tính năng này để tạo sự tiện lợi cho tour cũng như người bán sẽ chiết tính ngay tại thời điểm mà mình tiếp tới dịch vụ hay thay đổi hệ thống dịch vụ trên tour với mỗi nhà cung cấp vs nhau. Khi một tour chiết tính xong, giá hệ thống đưa ra là giá trị tour chứ không phải giá bán cho nên người bán tour hay chỉ là người xây dựng chương trình tour thôi.

Nên lưu ý khi tiến hành booking thì lợi ích của chiết tinh tour là tạo cho người tiến hành booking thấy được giá trị thật của tour, tuy nhiên mỗi giá trị tour sẽ được áp dụng cho mỗi trường hợp khác.

Câu hỏi 2: Phần mềm du lịch được chạy trên nền tảng nào?

Bạn có biết phần mềm tour được chạy trên nền tảng web page và được tích hợp với nhiều thiết bị khác nhau và phải có internet mà không phải cài đặt trên máy. Hệ thống phần mềm du lịch phù hợp với mọi doanh nghiệp ở Việt Nam, việc mở rộng quy mô sẽ thích nghi dễ dàng với sự thay đổi của doanh nghiệp.

Câu hỏi 3: Mọi dữ liệu trên hệ thống có được bảo mật và an toàn tuyệt đối không?

Bạn hãy yên tâm khi sử dụng phần mềm du lịch nhé bởi mọi dữ liệu khách hàng đều được lưu trữ trên hệ thống, trung tâm dữ liệu. Hệ thống phần mềm du lịch sẽ đặt tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn và thực hiện sao lưu ngay sau đó. Nên nếu có sự cố xấu xảy ra như gặp phải trường hợp mất dữ liệu hay lỗi bảo mật web thì có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao.

Trong bài viết giới thiệu phần mềm du lịch, thietkewebsitedulich.com đã giới thiệu đến cho bạn những tính năng, vài trò cũng như lợi ích khi sử dụng phần mềm du lịch, giúp cho bạn có những thông tin bổ ích để hiểu hơn khi sử dụng phần mềm nhằm mang lại hiệu quả cao.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *