Chi phí, quy trình và lưu ý khi làm website du lịch là câu hỏi chúng tôi nghe nhiều nhất mỗi khi ngồi tư vấn với chủ công ty lữ hành, khách sạn hay homestay. Có anh chủ tour hỏi làm một website bán tour thì tốn bao nhiêu. Có chị quản lý khách sạn lại muốn biết quy trình kéo dài bao lâu và cần chuẩn bị những gì trước khi bắt đầu. Trong bài này, đội ngũ sẽ chia sẻ thẳng những con số, các bước triển khai và cả những cái bẫy chi phí mà chúng tôi từng thấy khách hàng vấp phải.
Vì sao chi phí làm website du lịch chênh lệch rất lớn
Nhiều người nghĩ làm website chỉ là chọn một mẫu có sẵn rồi thay logo và đổi màu sắc. Thực tế thì một website du lịch hoàn chỉnh phải giải quyết rất nhiều bài toán cùng lúc. Trang phải hiển thị lịch trình tour rõ ràng, tính giá theo số khách, cho phép đặt phòng theo ngày, tích hợp thanh toán online và đồng bộ với phần mềm quản lý booking nội bộ. Tính năng đặc thù càng nhiều thì chi phí càng tăng theo.
Ở mức cơ bản, một website giới thiệu công ty với vài trang tĩnh, form liên hệ và danh sách tour có thể chỉ tốn vài triệu đồng nếu dùng mẫu có sẵn. Nhưng khi doanh nghiệp cần hệ thống đặt tour tự động, tính giá theo ngày khởi hành và quản lý phòng trống theo thời gian thực, con số có thể lên tới vài chục triệu. Với chuỗi khách sạn nhiều chi nhánh thì mức đầu tư còn cao hơn. Đội ngũ thường gặp trường hợp chủ doanh nghiệp chỉ so sánh giá thiết kế mà bỏ qua việc tính toán xem website đó có đủ chức năng để bán hàng hay không.
Vì vậy, chúng tôi thường khuyên khách hàng đừng chỉ hỏi làm website hết bao nhiêu tiền. Câu hỏi quan trọng hơn là website của mình cần những tính năng nào để thật sự bán được hàng. Khi trả lời được câu này, bạn mới xác định đúng ngân sách cần chuẩn bị ngay từ đầu, thay vì phải bổ sung tiền về sau.
Quy trình làm website du lịch tại một đơn vị chuyên nghiệp
Một quy trình bài bản thường đi qua bốn giai đoạn chính. Đi qua từng bước sẽ giúp bạn hình dung rõ mình cần chuẩn bị gì ở mỗi chặng.
Khảo sát nhu cầu và lên kế hoạch nội dung
Trước khi thiết kế, đội ngũ dành thời gian trao đổi kỹ về mô hình kinh doanh của khách hàng. Một công ty bán tour trọn gói sẽ cần cấu trúc khác hẳn với khách sạn cho thuê phòng theo đêm. Ở bước này, chúng tôi thu thập danh sách tour, hình ảnh, chính sách giá và cả những câu hỏi khách thường đặt ra để đưa vào trang hỏi đáp. Ảnh tour chất lượng và lịch trình chi tiết là hai thứ quyết định tốc độ của cả dự án.
Giai đoạn này thường mất từ ba đến năm ngày làm việc, tùy lượng nội dung khách đã có sẵn. Nếu doanh nghiệp chưa có ảnh đẹp hay mô tả lịch trình đầy đủ, thời gian sẽ kéo dài thêm vì cần bổ sung tư liệu trước khi dựng trang.
Thiết kế giao diện và phát triển tính năng
Khi nội dung đã thống nhất, đội ngũ chuyển sang dựng giao diện. Chúng tôi thường cho khách xem qua những mẫu website du lịch đã triển khai trước, để chọn hướng phù hợp với tinh thần thương hiệu. Sau đó đội lập trình mới bắt tay vào code chính thức.
Đây là giai đoạn tốn thời gian nhất. Các tính năng như giỏ hàng đặt tour, bộ lọc theo điểm đến hay mức giá, và tích hợp cổng thanh toán đều cần lập trình kỹ lưỡng. Một website đơn giản có thể xong trong khoảng hai tuần. Còn hệ thống booking phức tạp với nhiều loại phòng và nhiều mức giá theo mùa thì có thể mất sáu đến tám tuần.
Kiểm thử, đào tạo và bàn giao
Trước khi bàn giao, chúng tôi kiểm tra website trên nhiều thiết bị, từ điện thoại đến máy tính bảng. Mục tiêu là đảm bảo khách đặt tour trên di động không gặp trục trặc. Đội ngũ cũng hướng dẫn nhân viên phía khách cách cập nhật tour mới, đổi giá và xử lý đơn đặt phát sinh.
Nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước đào tạo này, để rồi lúng túng khi cần tự thêm một tour mới. Chúng tôi luôn nhấn mạnh rằng một website tốt là website mà chủ doanh nghiệp tự vận hành được, không phải lúc nào cũng phải gọi bên thiết kế.
Các khoản chi phí cụ thể khi làm website du lịch
Ngoài chi phí thiết kế ban đầu, còn vài khoản khác doanh nghiệp nên tính trước để tránh bị động.
- Tên miền và hosting: đây là khoản duy trì hằng năm, thường bị quên khi lập ngân sách. Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, bạn có thể tham khảo dịch vụ đăng ký tên miền cho website du lịch để chọn tên phù hợp và tránh trùng thương hiệu khác.
- Cổng thanh toán online: mỗi cổng có mức phí giao dịch và điều kiện tích hợp khác nhau. Trước khi quyết định, bạn nên xem qua các cổng thanh toán phổ biến cho website để so sánh phí và tốc độ xử lý đơn.
- Bảo trì và cập nhật nội dung: sau khi vận hành, bạn vẫn cần thêm tour mới, sửa giá và xử lý lỗi phát sinh. Khoản này thường tính theo tháng hoặc theo quý.
Không ít khách chỉ tập trung vào giá thiết kế mà quên hỏi kỹ ba khoản trên. Khi website đã lên sóng, họ mới nhận ra ngân sách vận hành hằng năm cũng là con số cần cân nhắc nghiêm túc.
Một case thực tế: suýt vượt ngân sách vì bỏ sót một chi tiết
Đội ngũ từng làm việc với một công ty lữ hành chuyên tour miền Tây. Ban đầu, chủ doanh nghiệp chỉ cần một website giới thiệu tour và form liên hệ, nên ngân sách dự tính khá thấp. Đến giữa chừng, anh mới nhận ra khách cần đặt tour và thanh toán ngay trên web, chứ không chỉ để lại số điện thoại rồi chờ gọi lại.
Chúng tôi phải bổ sung module đặt tour cùng tích hợp thanh toán, khiến chi phí tăng thêm gần một nửa so với dự tính. Từ đó, đội rút ra bài học: hãy xác định rõ mô hình bán hàng trước khi báo giá, thay vì đổi tính năng cốt lõi giữa chừng. Thêm tính năng sau khi code xong luôn tốn kém hơn rất nhiều so với lên kế hoạch đầy đủ từ đầu.
Những lưu ý giúp không phát sinh chi phí ngoài dự tính
Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ đơn vị thiết kế nào, hãy liệt kê rõ những tính năng bắt buộc phải có. Đừng để tâm lý “tính sau” chi phối quyết định. Việc này giúp bên thiết kế báo giá sát thực tế hơn, và bạn cũng tránh được cảm giác bị đội giá giữa đường.
Bạn cũng nên hỏi rõ chi phí duy trì sau khi website hoàn thành. Có đơn vị chỉ báo giá thiết kế mà không nhắc đến phí hosting, phí gia hạn tên miền hay bảo trì hằng năm. Đến lúc nhận hóa đơn gia hạn, nhiều chủ doanh nghiệp mới ngỡ ngàng vì con số cao hơn dự kiến.
Một điều nữa đội ngũ luôn nhắc khách là tốc độ tải trang ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ đặt tour thành công. Một website đẹp nhưng tải chậm trên điện thoại sẽ khiến khách thoát trang trước khi kịp xem hết lịch trình. Vì thế, ngoài ngân sách thiết kế, hãy dành thêm phần cho việc tối ưu tốc độ và trải nghiệm trên di động ngay từ đầu.
Tổng kết và gợi ý bước tiếp theo
Chi phí, quy trình và lưu ý khi làm website du lịch không có công thức chung cho mọi doanh nghiệp, vì mỗi mô hình kinh doanh cần một bộ tính năng khác nhau. Điều chúng tôi mong bạn nhớ nhất là hãy xác định nhu cầu trước khi hỏi giá, hỏi kỹ chi phí duy trì lâu dài, và đừng tiếc ngân sách cho tốc độ tải trang cũng như trải nghiệm đặt tour trên điện thoại.
Nếu bạn đang cân nhắc làm mới website hoặc nâng cấp hệ thống đặt tour hiện có, đội ngũ luôn sẵn sàng ngồi lại phân tích mô hình kinh doanh của bạn trước khi đưa ra báo giá. Như vậy bạn sẽ không phải trả tiền cho những tính năng mình thực sự không cần. Bạn có thể tham khảo thêm top 5 thiết kế website tour miễn phí đáng dùng cho công ty du lịch nhỏ nếu đang ở giai đoạn thử nghiệm với ngân sách eo hẹp, hoặc đọc cách sao lưu và bảo mật website du lịch trước mùa cao điểm đặt tour để chuẩn bị cho giai đoạn vận hành.