Chúng tôi từng gặp một chủ homestay nhỏ ở Đà Lạt có website khá đẹp và tải rất nhanh. Thế nhưng suốt hai tháng liền, trang này gần như không có booking nào. Khách vào xem ảnh xong thì loay hoay không biết đặt phòng ở đâu. Giá phòng thì phải nhắn tin hỏi mới biết. Chuyện này xảy ra với nhiều người hơn bạn tưởng, nên chúng tôi muốn bắt đầu đúng từ chỗ đó.
Website đặt phòng là gì và người mới thường sai ở đâu?
Nói ngắn gọn, website đặt phòng là trang để khách tự chọn ngày, chọn loại phòng rồi giữ chỗ hoặc thanh toán ngay trên đó. Khác với trang giới thiệu chỉ có ảnh và số điện thoại, một website đặt phòng phải trả lời được ba câu hỏi. Còn phòng trống không? Giá bao nhiêu? Đặt xong thì chuyện gì xảy ra tiếp theo?
Người mới thường dồn quá nhiều sức vào giao diện. Giao diện đẹp là cần thiết, nhưng khách đặt phòng thật sự quan tâm đến giá rõ ràng theo từng ngày. Họ cũng cần lịch trống được cập nhật đúng thực tế. Và sau khi gửi yêu cầu, họ muốn thấy một bước xác nhận rõ ràng. Thiếu một trong ba thứ này, khách thường rời đi rất nhanh. Chúng tôi gặp lại chuyện này ở nhiều dự án, từ nhà nghỉ vài phòng đến khách sạn mini ở các thành phố biển.
Bên mình chọn 7 phương án dưới đây dựa trên bốn tiêu chí ở phần kế tiếp. Đây không phải bảng xếp hạng tuyệt đối. Mỗi phương án hợp với một kiểu kinh doanh khác nhau, nên điều quan trọng là bạn chọn đúng cái phù hợp với quy mô và năng lực hiện tại của mình.
Bốn tiêu chí để đánh giá phương án cho người mới
Tiêu chí đầu tiên là bạn có tự quản lý được phòng, giá và lịch trống hay không. Nếu mỗi lần đổi giá cuối tuần đều phải nhờ người khác làm, chi phí vận hành sẽ tăng dần theo thời gian, dù lúc đầu nhìn rất rẻ. Chúng tôi khuyên bạn thử tự đổi giá một lần trước khi quyết định.
Tiêu chí thứ hai là tổng chi phí, gồm chi phí ban đầu cộng với phí duy trì hằng tháng hoặc hằng năm. Nhiều người chỉ hỏi giá làm lần đầu rồi quên mất phí gia hạn, phí module hay phí hosting. Những khoản nhỏ này cộng lại thường mới là phần tốn tiền nhất về lâu dài.
Tiêu chí thứ ba là khả năng thanh toán và gửi xác nhận đặt phòng qua email hoặc SMS. Đây là bước khách hay cân nhắc nhất trước khi bấm nút cuối cùng. Một xác nhận đến chậm, hoặc không đến, có thể khiến họ nghi ngờ cả hệ thống.
Tiêu chí cuối cùng là hỗ trợ tiếng Việt và có đơn vị hỗ trợ tại Việt Nam hay không. Khi website gặp sự cố lúc nửa đêm, bạn cần người trả lời được bằng ngôn ngữ mình hiểu, chứ không phải chờ qua ba lượt chuyển tiếp.
Top 7 phương án thiết kế website đặt phòng
Phương án đầu tiên là website builder có sẵn module đặt phòng. Đây là lựa chọn dễ bắt đầu nhất: đăng ký, chọn mẫu, bật module rồi nhập danh sách phòng. Cách này hợp với homestay hoặc nhà nghỉ dưới khoảng mười phòng. Nhược điểm là khả năng tùy biến luồng đặt phòng khá hạn chế. Vì vậy, trước khi trả tiền, bạn nên kiểm tra module có hỗ trợ giá theo ngày lễ hay không.
Phương án thứ hai là phần mềm quản lý khách sạn (PMS) có cổng đặt phòng riêng. Điểm mạnh là đồng bộ lịch giữa website và quầy lễ tân, tránh tình trạng hai nơi ghi hai con số khác nhau. Phương án này phù hợp với khách sạn vừa và nhỏ có nhiều nhân sự. Chi phí thường cao hơn, và nhiều bản chưa có giao diện tiếng Việt đầy đủ. Hãy dùng thử trước khi ký hợp đồng dài hạn.
Phương án thứ ba là WordPress kết hợp plugin đặt phòng. Cách này linh hoạt, chi phí thấp và nhiều người đã quen tay. Nó hợp với người biết chút kỹ thuật hoặc có một đội kỹ thuật nhỏ. Bạn cần nhớ phải tự cập nhật plugin và giữ bảo mật. Chúng tôi từng thấy một người mới chỉ nâng cấp một plugin mà cả luồng đặt phòng bị lỗi, và mất vài ngày mới tìm ra nguyên nhân. Nếu muốn hiểu rõ hơn về nền tảng này, bạn có thể đọc thêm WordPress là gì và vì sao nên làm website du lịch bằng WordPress trước khi quyết định.
Phương án thứ tư là thuê đơn vị thiết kế trọn gói. Đây là lựa chọn an tâm nhất về mặt kỹ thuật, vì đơn vị lo từ giao diện, luồng đặt phòng cho tới khâu kiểm thử. Phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách và muốn tập trung vào vận hành. Đổi lại, chi phí ban đầu cao hơn và bạn sẽ phụ thuộc vào đơn vị đó. Hãy đọc kỹ điều khoản bàn giao và bảo trì trước khi ký. Khi cân nhắc đơn vị, bạn có thể xem thêm các lựa chọn công ty thiết kế website du lịch uy tín để so sánh.
Phương án thứ năm là kết nối kênh OTA kèm một trang riêng. Ý tưởng là vừa có trang của chính mình, vừa đồng bộ phòng với các kênh lớn để có thêm khách. Cách này hợp khi bạn đã có lượng khách ổn định và muốn mở rộng. Hoa hồng OTA thường không nhỏ, và đôi khi giá giữa các kênh bị lệch nếu đồng bộ không chuẩn, nên cần kiểm tra kỹ với nhà cung cấp.
Phương án thứ sáu là mẫu giao diện có sẵn để tùy biến. Nhanh, đẹp, và bạn vẫn giữ được nhận diện riêng khi đổi màu sắc, logo và ảnh. Phù hợp với người muốn có giao diện chuyên nghiệp mà không cần viết code. Hạn chế là một số mẫu không hỗ trợ luồng đặt phòng phức tạp, nên đừng chỉ nhìn ảnh demo. Hãy tự đặt thử một phòng trên bản demo để xem trải nghiệm thực tế. Bạn có thể tham khảo các mẫu website du lịch để hình dung rõ hơn.
Phương án cuối cùng là tự phát triển một giải pháp tối giản. Bạn chỉ làm đúng những gì cần thiết, ví dụ một form giữ phòng và một trang bảng giá. Cách này phù hợp khi bạn có kỹ năng lập trình cơ bản và nhu cầu thật sự đơn giản. Rủi ro lớn nhất nằm ở bảo trì lâu dài và bảo mật. Một lỗi nhỏ trong form có thể làm lộ thông tin khách, và đó là thiệt hại mà một homestay nhỏ khó gánh nổi.
So sánh nhanh theo chi phí, độ khó và đối tượng
Bảng dưới đây giúp bạn nhìn tổng quan. Các mức chi phí chỉ mang tính tương đối, không phải báo giá. Bạn vẫn cần đối chiếu với nhà cung cấp thực tế trước khi chốt.
| Phương án | Mức độ kỹ thuật | Chi phí tương đối | Phù hợp với |
|---|---|---|---|
| Website builder có module đặt phòng | Thấp | Thấp | Homestay, nhà nghỉ nhỏ |
| PMS có cổng đặt phòng | Trung bình | Cao | Khách sạn vừa và nhỏ có nhiều nhân sự |
| WordPress kèm plugin | Trung bình | Thấp đến trung bình | Người biết chút kỹ thuật |
| Thuê đơn vị trọn gói | Thấp với chủ | Cao | Doanh nghiệp muốn an tâm vận hành |
| Kết nối OTA kèm trang riêng | Trung bình | Trung bình, cộng thêm hoa hồng | Đơn vị đã có khách ổn định |
| Mẫu giao diện có sẵn | Thấp đến trung bình | Thấp | Người muốn đẹp nhanh |
| Tự phát triển tối giản | Cao | Thấp về tiền, cao về công sức | Người có kỹ năng lập trình |
Chi phí thực tế và những khoản hay bị bỏ quên
Nhiều người chỉ hỏi giá làm website rồi bất ngờ khi thấy các khoản khác phát sinh. Tên miền và hosting là hai khoản cơ bản, thường tính theo năm. Chứng chỉ SSL nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng thực chất đây là lớp bảo vệ để trình duyệt không hiện cảnh báo “không an toàn” trước mặt khách. Thiếu nó, khách sẽ ngần ngại nhập thông tin thẻ khi đặt phòng.
Ngoài ra, hãy hỏi rõ phí bảo trì, phí cập nhật giao diện khi đổi mùa và phí thêm tính năng sau này. Chúng tôi từng gặp trường hợp chủ doanh nghiệp đã trả đủ tiền làm, nhưng đến lúc muốn thêm lịch giá theo mùa cao điểm lại phải trả thêm một khoản gần bằng chi phí ban đầu. Một bảng báo giá minh bạch sẽ giúp bạn tránh được tình huống này.
Lời khuyên cuối cho người mới bắt đầu
Đừng chọn phương án chỉ vì nó rẻ nhất hoặc đẹp nhất trên ảnh demo. Hãy bắt đầu từ quy mô phòng, ngân sách và việc bạn có muốn tự quản lý hay không. Với đa số homestay và nhà nghỉ nhỏ, một website builder hoặc mẫu giao diện có sẵn là đủ để bắt đầu nhận booking. Khi lượng khách tăng, bạn có thể nâng cấp dần sang giải pháp mạnh hơn.
Dù chọn phương án nào, hãy kiểm tra toàn bộ luồng đặt phòng bằng điện thoại trước khi mở bán. Tự đặt thử một phòng, nhận thử xác nhận, rồi xem email có đến đúng lúc không. Nếu bạn cần một đơn vị đồng hành để tư vấn từ đầu, hãy tham khảo chi phí thiết kế web du lịch trước để hình dung ngân sách thực tế, rồi mới quyết định bước tiếp theo.