Trong những năm gần đây, du lịch kết hợp sự kiện là một trong những cụm từ phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ riêng các doanh nghiệp mà các cá nhân cũng quan tâm đến hình thức này. Vậy thế nào là du lịch sự kiện? Hãy cùng theo dõi bài viết sau nhé
I. Du lịch sự kiện là gì?
Du lịch sự kiện có thể được gọi là một hình thức du lịch kết hợp tổ chức sự kiện trong quá trình của chuyến đi du lịch, và thường được thực hiện bởi các công ty. Ngoài mục đích du lịch, tham quan, giải trí ở các địa danh nổi tiếng, mà công ty còn kết hợp 1 hoặc 2 sự kiện để tạo thêm nhiều hoạt động cho nhân viên hoặc khách hàng nhằm thực hiện mục đích của chuyến đi du lịch sự kiện.
II. Những sự kiện có thể kết hợp với du lịch
1. Tiệc tân niên hoặc tất niên của doanh nghiệp
Tiệc tất niên, tân niên là 2 trong những bữa tiệc phổ biến nhất ở công ty. Phần lớn các công ty đều có kế hoạch tổ chức những bữa tiệc này cho nhân viên hoặc khách hàng hằng năm.
Tiệc tất nhiên là bữa tiệc thường được tổ chức vào cuối năm, có thể là theo lịch dương hoặc lịch âm. Mục đích của tiệc tất niên không chỉ là vui chơi, ăn uống cuối năm mà nhằm để cảm ơn, cùng nhìn lại một chặng đường hoạt động của 1 năm vừa qua, và có thể sẽ vinh danh những cá nhân tiêu biểu của doanh nghiệp. Còn tiệc tân niên là một buổi tiệc nhằm để chào mừng năm mới, bắt đầu một hành trình cho một năm, và khuyến khích tinh thần sẵn sàng làm việc của nhân viên.
2. Team building
Team Building là một trong những chương trình được cả doanh nghiệp và nhân viên đều quan tâm, vì đây là sự kiện hoạt động vui nhất, thú vị nhất và giúp tăng tính hợp tác giữa các cá nhân với nhau. Thực chất team building là một hoạt động nhằm kết nối các cá nhân trong một tập thể, phát triển sự đoàn kết và hiểu nhau hơn bên trong một doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể triển khai team building ngoài trời, team building trong nhà, hoặc trải nghiệm các trò chơi tập thể, mang tính đội nhóm. Ngày nay để tăng độ phong phú của chương trình, Teambuilding thường được tổ chức kết hợp với du lịch, giúp mục đích của các sự kiện team building trở nên được hưởng ứng hơn và hiệu quả hơn.
3. Kick-off
Kick off là một dạng sự kiện thường sẽ được diễn ra khi một nhóm hoặc doanh nghiệp có một dự án mới, hay còn gọi là khởi động dự án như bắt đầu một dự án bất động sản, dự án thiết kế phần mềm… Với buổi kick off, các nhân viên sẽ hiểu hơn về dự án mình sắp thực hiện, được tham gia một số hoạt động nhằm xây dựng tinh thần, sự sáng tạo, và cảm hứng cho nhân viên trước khi bắt đầu triển khai dự án. Một số sự kiện kick off sẽ được xem là một buổi họp bình thường nên sẽ diễn ra ở văn phòng công ty là chủ yếu. Tuy nhiên có một số doanh nghiệp lớn, với những dự án lớn sẽ có xu hướng kết hợp kick off vào buổi du lịch, nhằm tạo khác biệt và tăng sự hào hứng của nhân viên.
Lễ kỷ niệm
Có rất nhiều lễ kỷ niệm được diễn ra hằng năm trong doanh nghiệp, điển hình như kỷ niệm ngày thành lập công ty, kỷ niệm ban hoặc bộ phận nào đó trong doanh nghiệp, kỷ niệm dự án…Tuy nhiên, do tính chất kỷ niệm, nên sự kiện chỉ thường được tổ chức với những doanh nghiệp có nhiều năm hoạt động hơn là những công ty khởi nghiệp
Hội thảo/ hội họp
Các cuộc hội thảo hội họp du lịch còn được gọi là du lịch MICE, một trong những xu hướng du lịch đang phát triển mạnh trong những năm gần đây. Thường các buổi hội thảo này sẽ được chọn tổ chức tại các thành phố lớn, có địa danh nổi tiếng. Với hình thức này, sau hoặc trước buổi hội thảo, khách hàng hoặc đối tác có thể tham quan du lịch, giải trí, giúp buổi hội thảo trở nên hiện đại, thú vị và gây ấn tượng tốt với khách tham gia hơn.
Hội nghị khách hàng
Hội nghị khách hàng là một dạng tổ chức sự kiện nhằm tri ân khách hàng, phát triển mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng, đồng thời giới thiệu doanh nghiệp và quảng bá thương hiệu với các khách hàng tiềm năng. Vì khách tham gia chính của hội nghị này là khách hàng, khi khách hàng càng nhiều thì việc tổ chức kết hợp du lịch xa sẽ hạn chế khả năng tham gia của khách hàng do điều kiện địa lý, và doanh nghiệp phải đầu tư thêm chi phí về nơi ở và phương tiện di chuyển.
Ngày gia đình
Ngày gia đình hay còn gọi là “family day”, được diễn ra vào ngày 28/6 hằng năm. Trong những năm gần đây, ngày gia đình ngày càng được quan tâm bởi các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty có chính sách đãi ngộ tốt cho nhân viên. Do đó ngày này cũng được nhiều doanh nghiệp đánh dấu là một trong những thời điểm có thể tổ chức sự kiện nhằm mang lại những khoảnh khắc hạnh phúc nhất cho gia đình của các nhân viên. Trong ngày hội gia đình các ba mẹ sẽ có cơ hội vui chơi và hợp tác với bé của mình để chơi trò chơi, trả lời câu hỏi, giao lưu giữa các gia đình hoặc tham gia các cuộc thi năng khiếu.
Nên chuẩn bị gì cho một chuyến du lịch sự kiện tốt đẹp?
Trước khi triển khai một chương trình, đặc biệt là du lịch kết hợp sự kiện cho doanh nghiệp, thì đòi hỏi người tổ chức phải có một kế hoạch rõ ràng, khoa học và hợp lý cho từng nhu cầu của doanh nghiệp. Kế hoạch đó có thể được bao gồm bởi những yếu tố sau:
Cơ sở lưu trú, tổ chức sự kiện
Với những sự kiện kết hợp du lịch thì chắc chắn không thể diễn ra trong vòng một ngày, thường là 2-3 ngày. Do đó việc tìm được chỗ lưu trú như thế nào, ở đâu là điều cực kỳ quan trọng. Tuỳ theo loại sự kiện và quy mô doanh nghiệp mà nơi lưu trú có thể khác nhau, có thể là cơ sở lưu trú du lịch, nhà nghỉ, khách sạn, homestay, villa, resort. Tương tự, với các quy mô và tiện ích nơi lưu trú khác nhau thì giá thành thuê sẽ khác nhau. Ngoài ra việc thuê nơi lưu trú rơi vào những ngày lễ, hoặc cuối tuần có thể sẽ nhanh chóng bị kín phòng, và giá thành tăng cao nên bạn hãy truy cập vào các trang web du lịch để tham khảo trước và đặt phòng trước nếu có thể.
Ngoài ra công ty cần phải xác định được nơi tổ chức sự kiện phù hợp, thường là kết hợp với nơi lưu trú, ví dụ như nhà hàng bên trong khách sạn, khu vực hồ bơi, sân vườn,…hoặc ở bãi biển gần nơi lưu trú (tuỳ theo địa điểm du lịch)
Phương tiện di chuyển
Tùy theo địa điểm tổ chức du lịch mà sẽ có nhiều sự lựa chọn phương tiện di chuyển khác nhau, điển hình là du lịch bằng xe hợp đồng, tàu lửa, tàu thuyền hoặc máy bay. Để có thể lựa chọn được một phương thức di chuyển phù hợp, bạn cần nắm chắc số lượng người tham gia và là những ai.
Món ăn, thức uống
Các món ăn, thức uống đãi khách, đãi nhân viên nếu được lên kế hoạch trước 2-3 ngày, cân đo đong đếm và hỏi ý kiến nhà hàng sau cho số lượng món phù hợp với số khách tham gia. Bạn có thể lên menu tiệc theo món gọi riêng hoặc buffet tuỳ theo số lượng tham gia và ngân sách của công ty.
Chi phí tổ chức sự kiện
Tuỳ theo dịch vụ tổ chức, và các yêu cầu trong sự kiện của doanh nghiệp, mà mức chi phí cũng như chất lượng của những dịch vụ chuyên tổ chức sự kiện – du lịch sẽ có giá khác nhau. Khi đã có số lượng chính xác, và nhu cầu vui chơi kết hợp cùng sự kiện này sẽ giúp vấn đề về chi phí sẽ rõ ràng hơn.
Người phát biểu, MC chương trình
Tuỳ theo một số loại sự kiện hoặc quy mô tổ chức của các doanh nghiệp mà có thể mời thêm người phát biểu hoặc MC để dẫn dắt chương trình, và tạo không khí, kích thích sự hào hứng của nhân viên.
PG/PB
Cũng tương tự như người MC, phần lớn ở các doanh nghiệp lớn hoặc nổi tiếng sẽ mời thêm PG/PB để quảng cáo, giới thiệu và truyền tải hình ảnh của sản phẩm doanh nghiệp đến với khách hàng tham gia sự kiện hoặc các khách hàng bên ngoài.
Du lịch sự kiện là một trong những xu hướng du lịch kết hợp sự kiện thú vị nhất và ý nghĩa nhất. Nếu bạn đã chán với phong cách tổ chức sự kiện bên trong khu vực văn phòng, ở các nhà hàng trong địa phương, thì bạn có thể thử chọn phương pháp du lịch sự kiện, xây dựng những kế hoạch, sắp xếp tổ chức bất ngờ, tạo các khoảnh khắc và cải thiện tinh thần tốt nhất cho nhân viên.