Chi phí làm website du lịch trọn gói có thật sự đắt hơn thuê thiết kế từng phần hay không? Đây là câu hỏi mà hầu hết khách hàng đặt ra khi tìm đến chúng tôi. Một anh chủ công ty lữ hành nhỏ ở Đà Nẵng từng kể với chúng tôi rằng anh lo chọn sai, bỏ tiền ra rồi mà website vẫn không ra hồn. Nỗi lo này rất phổ biến. Nhiều công ty du lịch, đại lý tour và khách sạn đang đứng giữa hai hướng đi mà chưa có cơ sở nào để so sánh công bằng.
Theo kinh nghiệm của đội ngũ, vấn đề không nằm ở việc bên nào rẻ hơn trên giấy. Điều quan trọng hơn là tổng chi phí thật sự trong năm đầu tiên, bao gồm cả những khoản phát sinh mà ít ai nhắc đến khi báo giá.
Làm trọn gói hay chia nhỏ việc thiết kế để tiết kiệm?
Trước hết, cần hiểu rõ hai cách làm. Làm trọn gói nghĩa là một đơn vị đảm nhận toàn bộ quá trình, từ giao diện, các chức năng cần thiết cho website du lịch, cho tới nội dung và SEO ban đầu. Thuê từng phần thì ngược lại: bạn tự chia nhỏ công việc, thuê người làm giao diện, thuê lập trình viên viết chức năng, rồi tự lo nội dung hoặc thuê thêm bên thứ ba. Trên giấy tờ, cách này có vẻ tiết kiệm. Nhưng khi triển khai thực tế, nó kéo theo những vấn đề mà ít ai cảnh báo trước.
Chia nhỏ công việc dễ khiến ngân sách vượt dự kiến
Chúng tôi từng tiếp nhận một trường hợp khá điển hình. Một công ty du lịch thuê ba đơn vị khác nhau cho ba phần: giao diện, chức năng đặt tour và tối ưu tốc độ. Sau ba tháng, ba phần không khớp với nhau. Nút đặt tour không kết nối được cổng thanh toán vì hai bên dùng chuẩn kỹ thuật khác nhau. Cuối cùng, công ty phải thuê thêm một lập trình viên chỉ để nối các mảnh lại với nhau.
Tổng số tiền họ chi ra cao hơn cả gói trọn gói mà ban đầu họ từ chối vì thấy đắt. Đây là rủi ro lớn nhất khi thuê từng phần mà không có ai chịu trách nhiệm cho tổng thể. Mỗi đơn vị chỉ làm tốt phần việc của mình, còn việc các phần có ăn khớp hay không thì không ai đảm bảo.
Thiếu bảng so sánh rõ ràng khiến quyết định bị trì hoãn
Nhiều chủ doanh nghiệp du lịch chần chừ không phải vì thiếu tiền. Họ hỏi giá ở ba, bốn nơi, mỗi nơi báo một kiểu, hạng mục không giống nhau nên không thể đặt cạnh nhau để so. Có người mất cả nửa năm chỉ để chọn hướng đi, trong khi đối thủ đã lên website và bắt đầu nhận booking từ vài tháng trước. Vì vậy, phần tiếp theo chúng tôi sẽ đưa ra con số cụ thể hơn cho từng phương án, cùng những khoản dễ bị bỏ sót nhất khi tính ngân sách.
So sánh chi phí giữa làm website trọn gói và thuê thiết kế từng phần
Với mặt bằng giá hiện nay, một website du lịch trọn gói gồm giao diện, chức năng đặt tour, tích hợp thanh toán và SEO cơ bản thường nằm trong khoảng 25 đến 45 triệu đồng, tùy độ phức tạp. Con số này có vẻ lớn với công ty mới thành lập, nhưng thường đã bao gồm kiểm thử, bảo hành và hướng dẫn sử dụng sau bàn giao.
Làm trọn gói tốn kém hơn lúc đầu nhưng đổi lại là sự đồng bộ
Khi một đơn vị làm trọn gói, họ tự cân đối các phần để toàn bộ hệ thống vận hành trơn tru. Giao diện được thiết kế khớp với chức năng đặt tour ngay từ đầu, nên không phải chỉnh sửa đi chỉnh sửa lại. Về lâu dài, chi phí bảo trì cũng thấp hơn vì chỉ có một đầu mối kỹ thuật. Khi có lỗi phát sinh, bạn không phải gọi ba nơi khác nhau rồi để họ đổ lỗi cho nhau. Nếu muốn hình dung rõ cấu trúc giá trước khi làm việc với bất kỳ đơn vị nào, bạn có thể tham khảo chi phí thiết kế web du lịch theo từng hạng mục.
Thuê từng phần linh hoạt hơn nhưng dễ phát sinh chi phí tích hợp
Ngược lại, thuê từng phần cho phép chia nhỏ ngân sách theo giai đoạn. Tháng này làm giao diện, tháng sau làm chức năng, rất hợp với doanh nghiệp vừa khởi nghiệp chưa có khoản tiền lớn để chi một lần. Tuy vậy, khoản hay bị bỏ quên nhất chính là công tích hợp. Đó là việc nối các phần lại với nhau, đồng bộ dữ liệu và xử lý xung đột giữa các đoạn mã đến từ nhiều nguồn.
Khoản này có thể chiếm thêm khoảng 15 đến 30% tổng chi phí ban đầu, tùy mức độ phức tạp. Bạn có thể đối chiếu khác biệt chính giữa hai phương án qua bảng dưới đây.
| Tiêu chí | Làm trọn gói | Thuê từng phần |
|---|---|---|
| Chi phí ban đầu | Cao hơn, thường 25-45 triệu đồng | Thấp hơn, chia theo giai đoạn nhỏ |
| Rủi ro phát sinh | Thấp, do một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt | Cao nếu các phần không khớp chuẩn kỹ thuật |
| Thời gian hoàn thành | Nhanh hơn nhờ làm song song có kế hoạch | Thường kéo dài vì phải chờ lần lượt từng bên |
Làm sao chọn phương án phù hợp với công ty du lịch của bạn?
Không có phương án nào đúng cho mọi trường hợp. Một đại lý tour nhỏ mới mở khác hẳn một chuỗi khách sạn đã có đội kỹ thuật riêng. Việc chọn nên dựa trên vài câu hỏi cụ thể thay vì cảm tính hay chạy theo số đông.
Đánh giá quy mô và ngân sách trước khi quyết định
Nếu ngân sách dưới 15 triệu đồng và chưa cần chức năng đặt tour phức tạp, thuê từng phần hoặc dùng mẫu có sẵn rồi tùy chỉnh thường hợp lý hơn. Nếu công ty đã xác định làm lâu dài, có kế hoạch mở chi nhánh hay bán tour online với số lượng lớn, làm trọn gói ngay từ đầu sẽ tiết kiệm hơn về sau.
Trước khi chốt, nên liệt kê rõ những gì website phải có ngay và những gì có thể bổ sung sau khoảng sáu tháng. Việc này giúp tránh cảnh vừa làm xong đã phải sửa lại vì thiếu một tính năng quan trọng.
Thời gian hoàn thành và mức kiểm soát chất lượng
Có công ty cần website chạy kịp trước mùa cao điểm hè, chỉ còn hai tháng để chuẩn bị. Với trường hợp này, thuê từng phần gần như không khả thi vì phải chờ và ghép nối nhiều bên. Làm trọn gói cùng một đơn vị có quy trình sẵn sẽ nhanh hơn, vì họ đã có khung làm việc song song giữa thiết kế và lập trình.
Ngược lại, nếu không gấp, thuê từng phần cho bạn quyền kiểm soát kỹ từng chi tiết, miễn là có người đủ chuyên môn để giám sát việc tích hợp. Dù chọn phương án nào, chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi thiết kế cũng nên làm từ sớm để tránh sửa đi sửa lại giữa chừng.
Quyết định đúng ngay từ đầu giúp tránh phải trả giá hai lần
Không có công thức chung cho mọi công ty, nhưng đội ngũ chúng tôi luôn nhắc khách hàng một điều: đừng chọn phương án rẻ nhất trước mắt nếu nó khiến bạn phải làm lại toàn bộ sau sáu tháng. Ngân sách ban đầu quan trọng, nhưng tổng chi phí trong năm đầu tiên mới là con số đáng nhìn. Nếu còn phân vân, bạn có thể đọc thêm hướng dẫn thiết kế web du lịch với các cách đơn giản nhất để có thêm góc nhìn trước khi chọn đơn vị thực hiện.
Thật lòng mà nói, chúng tôi thiên về làm trọn gói ngay từ đầu, và điều đó có thể nghe hơi thiên vị vì đây cũng là dịch vụ chúng tôi đang cung cấp. Nhưng qua nhiều dự án đã triển khai, chúng tôi nhận thấy chi phí sửa chữa và tích hợp về sau thường cao hơn khoản chênh lệch ban đầu. Chọn đúng ngay từ đầu, công ty du lịch của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung bán tour, thay vì loay hoay với những trục trặc kỹ thuật không đáng có. Bạn cũng có thể tham khảo thêm các mức giá thị trường đang được công khai để đối chiếu với báo giá mình nhận được.